招標文件制作（一）：統攬全局又細致入微   

　　不論是公開招標還是邀請招標，翻開所有的招標文件，*部分內容的標題幾乎都是“投標邀請（函）”。因此往往有人錯誤地認為，該項目采用了邀請招標的采購方式，但繼續瀏覽招標文件才發現原來是公開招標。 

　　公開招標的“招標公告”與招標文件的“投標邀請（函）”有何？解釋說，招標文件中的“投標邀請（函）”既包括招標公告也包括邀請招標中的投標邀請函，在范本中兩種稱謂已合二為一，所以實踐中形成了一種固定的格式——投標邀請（函）。
 
　　如果把招標文件比作“考卷”，投標邀請（函）無疑相當于“報考須知”，不僅要提前發布，而且還要把考試的具體要求地概括并公示出去，以便吸引更多的符合條件者前來“報考”，達到充分競爭的目的。怎樣寫好“報考須知”呢？

       內容宜概括且

　　投標邀請（函）其實是對采購需求的簡要描述，如果在投標邀請（函）中能用凝練的語言把采購內容交代清楚，供應商看后往往一目了然，根據投標邀請（函）就能初步確定自己是否有能力攬這個“瓷器活”，所以投標邀請（函）應盡量避免交代不清，以減少各方不便。

　　一般來說，盡管表述方式不同，但各地招標文件投標邀請（函）部分所包括的主要內容大同小異。

　　交代項目名稱和項目編號基本是*的*步，如果項目需要分標段進行，還要具體描述招標內容，如分為多少包，每包的標的是什么；招標文件由采購代理機構編制和發售，所以招標機構的名稱、（往往是項目負責人）姓名以及（有需要郵寄的，則表明具體的通訊地址）；投標邀請（函）一般以“受某委托”的形式明示了該項目的采購人；清晰列明獲取招標文件的時間、地點和方式，如果需要繳費，還要明確規定每份招標文件的價格；投標和開標的日期、地點以及投標截止時間；如果要以票據形式交付投標金，代理機構開戶銀行的具體信息也不能忽略。

　　提示，在投標截止時間后，應于括號中特別表明“北京時間”，否則容易引發爭議。在某地曾經發生過這樣一個案例，代理機構項目負責人的手表已到招標文件規定的截止時間，于是關閉了開標室大門，結果隨后而來的供應商直接找到代理機構負責人質疑，說自己的計時工具還不到截止時間，該負責人一看，果然還差一分鐘。后經核實，是該項目負責人的手表比北京時間快了三分鐘。無疑，括號內的四個簡單漢字為該供應商捍衛自己的權利提供了依據。另外，在適當位置以特殊字號敬告投標供應商“逾期收到或不符合規定的投標文件恕不接受”也是*的。

     雖屬特例 值得推廣

　　在招標邀請函中，各地的操作特點也體現得，某些細致和周到之處很值得推廣和借鑒。

　　是否規定帶相關的證件，各地做法不一。有的未做具體要求，有的明確規定必須攜帶相關證件的原件和復印件。如在某辦公用品協議供貨公開招標中要求 “領取招標文件須帶營業執照副本復印件（加蓋公章）、組織機構代碼證（法人代碼證）復印件（加蓋公章）、領取招標文件人的單位法人函及本人身份證。如是代理廠商，還應出具制造廠商的惟一函。”

　　認為，為進行初步的資格審查，提供相應的資質證明很必要，所以帶什么證件、是否蓋章、蓋哪個章都要規定得細致明白。通過初步審核，證實擬投標公司是否為正規公司，是否具備《政府采購法》規定的參與政府采購的起碼的條件。

　　由于有的采購項目技術指標比較復雜，而招標代理機構在某特定領域的能力畢竟有限，為了避免聽信采購人一家之言而引發的傾向性，有些比較特殊的項目，還要在招標文件正式出籠前舉行供應商答疑會，對此，在投標邀請函中也要事先交代清楚答疑會舉行的時間和地點。如“2005年6月25日上午9：30在×會議室舉行答疑會”。

　　為以防萬一，招標文件在后應該做出聲明：以上如有變更，招標采購單位會及時通過某種渠道進行通知。如中共中央直屬機關政府采購中心的招標文件中一般在后一條標注“以上若有變更我們會通過‘中國政府采購網（www.ccgp.gov.cn）’通知，請投標人關注。”

      項目不同 各有特色

　　雖然各地有自己的招標文件范本，但具體項目不同，負責的采購代理機構制作的招標文件多多少少都會有區別，因而投標邀請（函）也總有一點自己的特色。

　　如果是協議供貨招標，就應該在投標邀請（函）中寫清楚采購周期，即協議供貨或定點采購的起止時間，如“采購周期：2004年8月1日至2005年7月31日”。

　　如果有現場測試，還要交代現場測試的時間和地點，如在江蘇省*系統移動電子*公開招標項目中，招標文件明確規定：“現場測試時間、地點：2005年9月28日在宿淮高速宿遷段（詳見招標文件第六部分現場測試方案）”

　　還有的提前告知該項目的采購預算價格，如某項目中提示“投標報價請不要出本項目的采購預算，本次采購預算為人民幣伍佰肆拾萬元整”。吉林省政府采購中心操作人員王博認為，是否明示采購項目的預算金額，目前各省還沒有統一要求，法律上也找不到相關依據，估計各省也是針對不同項目的具體情況確定是否披露采購預算價格。

　　像北京等電子化開評標系統比較完善的地方，還要提示“投標人須將開標一覽表正本和投標貨物電子表格（U盤）分別密封在兩個單獨的信封內，并標明‘開標一覽表’和‘投標貨物電子表格’字樣，并注明公司名稱及投標包號，投標時單獨遞交，以便唱標時查找。”
    招標文件制作（二）：投標人須知 讓人知什么 
 
　　招標文件如何制作，沒有標準的答案，但其框架往往大同小異。而且翻看各地的招標文件，不難發現，工作做得越細致的地方，不同項目招標文件之間存在的差異越多，幾乎每一個招標文件都是針對具體項目*的作品。

　　典型的也是供應商比較認可的招標文件分塊兒模式往往包括5大部分，即投標邀請函、投標人須知、貨物清單及相關要求、合同格式和招標文件格式附件等。實踐證明，貨物清單及相關要求、合同格式和招標文件格式附件部分，因其項目針對性較強或比較格式化，往往容易被把握，而對投標人須知部分，投標人容易犯文不對題的錯誤。那么。投標人須知，究竟該讓投標人了解什么？

      總則 明明白白投標

　　為讓投標人有的放矢地參與競爭，投標人須知的總則部分主要介紹招標文件的適用范圍、招標文件中涉及的容易引發歧義的定義、合格投標人的條件和費用承擔。

　　值得注意的是，盡管業內的慣例是投標人自行承擔一切投標費用，但為避免發生爭議，提及“投標人應承擔所有與準備和參加投標有關的費用，招標人在任何情況下均無義務和責任承擔這些費用”也很必要，為防萬一，有的可能還以列舉的方式規定得更為詳盡一些。

    “招標文件” 提綱挈領點要害 

 　　“招標文件”一節往往簡要介紹招標文件的組成部分，類似于整個招標文件的內容提要。同時提示擬參與投標的供應商，應該仔細閱讀招標文件的全部內容，按照招標文件要求提交投標文件，并所提交的全部資料的真實性，否則可能導致投標被拒絕。

　　這一節內容，各地表述繁簡不一。有的可能幾句話帶過，有的則稍作贅言，對招標文件的澄清及修改同時做出詳細規定。如某招標文件：“任何已登記備案并領取了招標文件的潛在投標人，均可要求對招標文件進行澄清。”并對澄清和修改的具體時間和程序做出詳細具體的解釋。 

　　此處的“澄清”與有些招標文件投標邀請函中的“答疑”似乎異曲同工，意于在潛在投標人的參與和監督下，使招標文件更科學、完善和公正。

       投標文件 一字一句關成敗

　　“投標文件”一節是供應商關注的也是其煞費心機想滿足的內容，為了使自己的答卷盡量切近標準答案，供應商往往投入很大精力鉆研這部分考卷內容。

　　交待投標使用的語言和計量單位是前提；投標文件組成內容及相關要求，是其 “文眼”，也是整個招標文件的“要害”，這部分內容一般分作商務標和技術標兩部分，前者指投標人提交的能證明其具有資格參加投標和中標后有能力履行合同的文件，后者指參與投標人應提交的技術文件。就如何填寫投標文件內容，怎樣編制技術文件也應對投標人做出指引。實踐中，有人錯誤地把投標報價作為商務標的一部分，但大多數招標文件認為投標報價應是投標文件中與技術標和商務標相提并論的第三部分。

　　另外，為避免不必要的麻煩，無論是否收取投標金，都要做出明確提示；同時還要表明投標文件的有效期，對投標文件的字體、簽署以及提交份數等也要做出統一規定。一旦提交金，要做出提交方式（如現金還是票據）說明。

　　在“投標文件的遞交”一節，一般招標文件都對投標文件的密封和標記、投標截止時間以及投標文件的修改和撤回做出具體說明。不僅對要求或允許如何做提出指導性意見，還要對責任如何承擔做出清晰界定。

      開標評標 原則方法先聲明

　　“開標及評標”一節則主要介紹，對供應商“答卷”進行評判的評標委員會的組成原則、“判卷原則”和“判卷方法”。

　　開標的時間、地點和程序在此也稍做重復。雖然不能在評審前公布評標委員會成員名單，但組建評標委員會的原則應事先明確。其中的重點是評標委員會的具體工作步驟：對招標文件如何進行初審，初審哪些內容，遇到明顯的文字和計算錯誤按照什么樣的原則進行修正；評標委員會進行詳細評審時要認真審查哪些內容，具體依據是什么，有關投標人需要進行哪些配合性的澄清工作，中標的基本條件，都應該一一列舉。

　　尤其對評審原則和評標方法，此處一定要交代得一清二楚，為加大公開力度，有人還提議價格分的計算方法也應公示。同時，不要忽略交代終審查步驟和確定中標人的程序，對宣布廢標的條件要提前聲明。后，由于公開有原則和限度，所以具體評標過程中哪些事項保密，有必要交代一下。

其他內容  須知之外仍需知

　　投標人須知固然重要，但招標文件的其他組成部分雖然看似非中標與否的決定性因素，但就整個采購程序來說也*。

　　對此，許多代理機構的操作人員深有體會。如有供應商對“合同格式”一章的內容不以為然，其實，大多一線操作人員認為，合同格式的內容也很有看頭，如價格支付條款就與投標人利益休戚相關，甚至影響供應商投標的興致。

　　總之，招標文件其余內容不一而足，有的對中標服務費做出約定；有的提示了詢問和質疑的時效和程序；有的對保密和披露的權限作出說明；有的則對中標人的履約要求和違約罰則事先聲明；還有的就招標項目的細節做了進一步的具體交代……
招標文件制作（三）：實質性響應如何界定 
 
　　某地曾發生這樣一起案例，在一次辦公設備公開招標中，各潛在投標人購買了招標文件后，招標采購單位按法定程序又發出“更正通知”，要求“參與投標的臺式計算機主機箱通風口處須配備防塵罩”，相對各方均作出積極回應。在開標現場，只有A提供的樣機配備了防塵罩，但終B卻成為該項目的中標人。為此，引發了投訴。而此投訴在處理中，因“更正通知”的性質在法規引用中碰了小小的壁，終分析認為，若按《招標投標法》，沒有特殊標識，此“更正通知”只是一般性條款，投標允許存在偏差，可以說明或補正；但這是貨物采購，必然要依照《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》，此時，“更正通知”為投標文件必須實質性響應的招標文件的組成部分，一旦投標文件要求提供投標文件的樣機，樣機沒戴防塵罩就是未對招標文件作出實質性響應。

　　我們常常會聽到有人評論某份投標文件存在硬傷或軟傷，硬傷和軟傷究竟指什么？解釋說，所謂硬傷，就是投標文件未對招標文件的內容做出實質性響應，因而直接導致投標無效；軟傷則指在招標文件允許的范圍內存在偏離，雖不至成為投標無效的原因，但投標文件若存在軟傷，在打分時將受到影響。此案引起了不少人對“實質性響應究竟如何界定”的思考。認為，關鍵要弄清楚究竟什么是實質性響應，或者說投標文件與招標文件達到何種程度的吻合才算做到了實質性響應。

實踐中  意見不一

　　關于怎樣才算實質性響應、投標人該實質性響應什么的問題在應用中可謂是“公說公有理”。

　　即使是一直在一線操作的實務也有不同的理解。有人認為，項目不同具體要求也不一樣，實踐中往往以特殊標識強調需實質性響應的部分，而且各地采用的標識也不同，有的地方用“星號”，有的地方用“下劃線”，還有的地方用“黑體字”，關鍵還要看后邊的注解，切不可到每個地方投標都依照慣性思維進行；有人認為，一般情況下，要求對招標文件規定的技術條款、商務條款和價格條款都要作出響應，才叫實質性響應，但某些特殊項目，則只需對特殊標識的條款作出響應即可，持此觀點者還舉例說，像醫療器械采購，若不規定僅*個別條款即可，也許能滿足的就了；也有人認為，這里所謂實質性要求和響應，是指投標文件所提供的有關資格證明文件、提交的投標金、技術規范、合同條款等要與招標文件要求的條款、條件和規格相符，并且沒有重大偏差。持此觀點的人以有關部委的規定為*，只要與該規定所列舉的任何一項存在不符之處就按沒有做出實質性響應而列為無效投標；還有人認為，實質性響應的投標應是與招標文件的全部條款、條件和規格相符，沒有重大偏離的投標……

　　盡管就招標文件中應該實質性響應的內容范圍理解不同，但綜合各家觀點，大體可分為兩種情況，即響應招標文件中的實質性要求和實質性響應招標文件。由于前一種觀點的存在，實踐中即使在貨物和服務招標采購領域，也流行著“實質性響應條款”一詞，言外之意，似乎是一旦投標文件滿足局部這些條款的要求，投標人即可避免無效投標的厄運，這與法律的精神一致嗎？

法理上 也有爭議

　　《招標投標法》第二十七條規定：“投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應當對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。” 而《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第三十條則明確：“投標人應當按照招標文件的要求制作投標文件。投標文件應對招標文件提出的要求和條件作出實質性響應。”

　　實踐中大家之所以對怎樣算實質性響應、讓投標人實質性響應什么的問題理解不一，主要的原因在于就上述兩個規定，因“實質性”和“響應”兩詞表述位置不同而引發了認識上的分歧。前者要求投標文件“應當對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應”，而后者則強調“應對招標文件提出的要求和條件作出實質性響應”。

　　與《招標投標法》一脈相承，目前在招標方面，業內共識是不滿足外經貿部“七條”的，即必然未對招標文件作出實質性響應，“七條”指：投標人未提交投標金或金額不足、保函有效期不足、投標金形式或出證銀行不符合招標文件要求；出經營范圍投標；資格證明文件不全；投標文件無法人代表簽字，或簽字無法人代表有效委托書；業績不滿足招標文件要求；投標有效期不足；不滿足技術規格書中主要參數和出偏差范圍。所謂“實質性響應條款”大概正是源于此。

　　在招標文件中表明所謂的實質性響應要求和條件能夠窮盡整個招標文件必須要滿足的條款嗎？實踐已經告訴我們，不能！列舉的方式很可能掛一漏萬。

應用時  疏密分明

　　因而，現在更多的招標文件更傾向于在顯要位置明確提示：投標人應仔細閱讀招標文件的全部內容。如果投標人沒有按照招標文件要求提交全部資料或投標文件沒有對招標文件在各方面的要求作出實質性響應，可能導致其投標被拒絕。例如，某政府采購中心在其招標文件中這樣定義“實質性響應的投標”——“與招標文件的全部條款、條件和規格相符，沒有重大偏離或保留。”

　　操作事實表明，上述規定從一定角度了招標文件的嚴密性，很必要。

　　為便于投標文件作出實質性響應，招標文件條款的分寸把握必須恰當。不允許有一點兒偏差的，要明確列舉，如計算機，要求CPU是奔四2.8，256M，80GB，投標人只有丁是丁卯是卯地響應，投標才有效；而對允許偏離的，則明示偏離范圍，只有在偏離范圍內投標才為有效。
招標文件制作（四）：如何提交高質量的“考卷” 
 
　　有人說，一張考卷定終身。而招標文件于供應商而言，又何嘗不是如此呢？

　　質量高的招標文件，覆蓋、邏輯嚴密、簡潔明了，即毫無疏漏地表達出采購人的合理意愿，又吸引來足夠數量的供應商廣泛競爭，這樣的招標文件無疑是招投標走向成功的良好開端，只要后續規范運作，可以說招標文件的成功已是招標成功的一半。

　　但《政府采購法》沒有具體解釋招標文件究竟怎樣制作，應該關注哪些細節，不能遺漏哪些問題，實踐中各地范本也不盡相同。究竟怎樣做才能提高招標文件質量，確保提交一份科學合理的“考卷”？

前期準備應充分

　　理論只有來源于實踐才能經得住實踐檢驗。所以在招標文件制作時，一方面，“捉刀者”需要具備相關領域足夠的知識和常識；另一方面，必須進行充分的前期調研。
 
　　首先，要從以往范本中借鑒經驗，并于實踐中積累經驗逐步摸索總結出適合當地特色的招標文件范本。
 
　　從哪里找到做得比較規范的招標文件作范本？ 據了解，實踐中有通過網絡擇優下載的，有在全省采購會議中向省級集中采購機構索要的，還有以媒體為橋梁向自己心儀的集中采購機構借鑒的……

　　怎樣有效利用招標文件范本呢？是像有些地方那樣照抄照搬，全部拿來？還是去粗取精后為我所用？說，正確的途徑是套用，即模仿著應用，尤其是技術篇內容，切忌用采購人提供的技術文件簡單替換。
 
　　另外，招標采購單位應根據采購計劃，在編制招標文件前，對采購項目從政策、資金、市場、技術生產等方面進行的市場調研，為科學合理地編制招標文件提供。如針對技術性內容，招標采購單位只有通過向供應商廣泛取樣，了解儀器的產品技術指標，詢問價格，調研生產廠家情況，才能做到成竹在胸，避免被采購單位一家之言所左右。

　　對性強的采購項目，更要廣泛查閱有關資料，邀請業內和技術人員進行論證、分析，譬如醫療設備采購，應查看衛生系統的相關資質要求，衛生部門要求具備的資質在招標文件中必須寫清楚。

　　只有操作人員對業務技能和知識了然與心，制作招標文件時才能確保駕輕就熟。

中期方法要適當

　　經過充分準備后，如何把材料變成條理性很強的招標文件？有人對此不以為然，認為只要有了范本，對應著把材料一一搬到范本上就完事大吉了。

　　但事實并非如此。某地曾發生過這樣一起案例，招標文件要求把公司的有關印鑒蓋在封面上，結果一投標人為美觀給自己的投標文件加了一個塑料封皮，有印鑒的一頁無形中成為塑料封皮后的首頁，終該企業因此而投標無效。此案例中投標人為自己不經意間的過失承擔了責任，但假如招標采購單位能在招標文件中對封面稍做要求，投標人就可能有效避免這種多此一舉的遺憾。

　　所以，在招標文件制作中，一定要注意語言表述的科學性，嚴密性、通俗性和邏輯性。容易引發歧義的地方要事先交待清楚，如要求供應商提交營業執照復印件，一定要加注“經當年年檢的”。

　　為此，業內人士*，只有采用合適的編制方法，才能提高招標文件的質量。

　　組合法，一人智慧和經驗畢竟有限，應按招標文件的結構組成，分別由不同的人員編制，然后再由未參與制作的另一撥人對草稿進行審查和補充，后有關負責人把關定稿；換位思考法，制作招標文件時，應站在對方的立場考慮，自己寫出的每一句話是否一般供應商都能理解，是否存在歧義，如在技術偏離和商務偏離中，一定要求供應商標出具體數據而非僅僅寫“有”或“沒有”；因地制宜法，套用別人的范本時，除按項目需求填寫自己的內容外，對不影響招標文件性的內容一定要果斷刪除，這樣才能招標文件又不失簡潔；借用外腦法，在編制過程中，隨時就拿不準的問題請教相關領域的……

后期論證很必要

　　百密必有一疏，所以招標文件編制完畢后，作為招標的一個法律文件，除了經招標機構的內部審查外，邀請有關進行咨詢論證或召開潛在投標人答疑會也非常必要。
 
　　譬如，公平、無傾向和無歧視性是招標文件的一個重要原則，但傾向性有時表現明顯，如設備型號，有時則比較隱蔽，如在產品功能、技術、性能指標方面的傾向性描述是不容易被識別的。如某地一次電視采購中，采購人以與相關設施配套為由提供了一個電視尺寸，代理機構未加深究就采用了，結果開標后才知曉，這個尺寸國內只有一個品牌在生產，終只得廢標。

　　要解決招標文件中隱含的問題，實踐證明，一方面，要建立一種咨詢制度，召集有關進行集體咨詢論證，領域內經驗豐富的往往能一眼發現招標文件中的漏洞或破綻；另一方面，就是在網上或以其他方式公示尚未定稿的招標文件，直接征求潛在投標人的意見，或召集相關供應商舉行聽證會。 

　　目前，因為咨詢論證程序不健全或費用等原因，各地一般只對比較特殊的項目請事后論證，大多地方更推崇通過為供應商答疑來澄清和補正招標文件，這種提高招標文件質量的辦法簡便、經濟、宜行。